Verschlüsselter E-Mail-Verkehr

Personenbezogene Daten werden verschlüsselt versendet

Ab dem 16. Juli 2018 verschlüsselt die SBK Sozial-Betriebe-Köln gemeinnützige GmbH aus Datenschutzgründen ihren E-Mail-Verkehr, soweit personenbezogene Daten betroffen sind.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare oder identifizierte natürliche Person beziehen. Das bedeutet mit anderen Worten: alle Daten, die jemanden persönlich identifizierbar machen, wie Name, Anschrift, Geburtsdatum oder Telefonnummer. Neben diesen Daten gibt es besonders sensible Daten, die so genannten „besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten“. Dazu gehören beispielsweise Gesundheitsdaten (z. B. Diagnosen, Medikation) oder biografische Informationen (z. B. Daten zu Herkunft oder religiöser Überzeugung).

Zukünftig erhalten Sie zwei E-Mails

E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden nur noch verschlüsselt versandt. Das bedeutet für Sie, dass Sie unsere Nachrichten als passwortgeschützten PDF-Datei-Anhang einer E-Mail erhalten. Das erforderliche Passwort wird Ihnen automatisch mit einer zweiten E-Mail zugeschickt. Wenn Sie dieses Passwort in der ersten E-Mail in dem dafür vorgesehenen Feld eingeben, können Sie die im Anhang in einer verschlüsselten PDF-Datei verborgene Nachricht inklusive der dazugehörigen Anhänge ganz normal lesen. Dazu benötigen Sie allerdings die aktuelle Version des Adobe-Readers.

Bitte denken Sie daran, Ihren Spam-Ordner zu überprüfen, wenn eine angekündigte oder erwartete verschlüsselte Mail nicht in Ihrem Posteingang ankommt.

Mögliche Probleme und Lösungsansätze

Wenn Ihr Passwort zum Öffnen des PDFs nicht angenommen wird!

• Ist der Nummernblock auf der Tastatur ausgeschaltet?
• Ist die Großstelltaste deaktiviert?
• Wurde die Groß- und Kleinschreibung des Passwortes beachtet?
• Wurde eventuell ein falsches oder veraltetes Passwort verwendet?
• Um Tippfehler auszuschließen kann das Passwort aus der zweiten E-Mail auch kopiert und anschließend in das Passwort-Eingabefeld eingefügt werden.

Wenn Sie keine Passwort E-Mail erhalten haben!

• Wurde die Passwort-E-Mail fälschlicherweise in den Spam-Ordner verschoben?
• Wurde die Passwort-E-Mail fälschlicherweise von einer Firewall abgefangen?
• Hat ein Virenscanner die Passwort E-Mail fälschlicherweise entfernt?
• Wenden Sie sich gegebenenfalls an den Absender der verschlüsselten E-Mail, um das fehlende Passwort zu erhalten.

Wenn Anhänge nicht angezeigt werden!

• Benutzen Sie bitte den aktuellen Acrobat Reader, damit Anhänge korrekt anzeigt werden. Alternative Programme zum Öffnen von PDF-Dokumenten zeigen den Inhalt der E-Mail und/oder Anhänge gegebenenfalls nicht korrekt an.

Wenn Anhänge nicht geöffnet werden können!

• Bei einigen Webmailern wie beispielsweise „GMX“ müssen Anhänge eventuell erst lokal gespeichert werden, um sie dann öffnen zu können.